Rechnen Sie einmal nach. Wenn ein Mitarbeiter zehnmal am Tag fünf Minuten nach einem Teil sucht, sind das fast eine Stunde und im Jahr rund 200 Arbeitsstunden, die niemand bezahlt und die niemand wiederbekommt. Ein unordentlicher Container ist kein Schönheitsproblem, sondern ein Kostenposten.

Der Container selbst legt die Ordnung nicht fest, das machen Sie. Ein durchdachtes System sorgt dafür, dass jedes Teil einen festen Platz hat und dass auch eine Aushilfe es findet, ohne anzurufen. Vier Bausteine reichen dafür: Zonen, Adressen, Beschriftung und eine Liste, die stimmt.

Zonen: Schnelldreher nach vorn

Nicht jedes Teil wird gleich oft gebraucht, also gehört auch nicht jedes gleich weit hinten hin. Teilen Sie Ihren Bestand grob in drei Gruppen ein, angelehnt an die klassische ABC-Logik.

  • A-Artikel: die zwanzig Prozent, die Sie täglich greifen. Direkt an der Tür, in Griffhöhe.
  • B-Artikel: regelmäßig, aber nicht täglich. Im mittleren Bereich.
  • C-Artikel: selten, saisonal, Reserve. Nach hinten, oben oder unten.

Allein diese Sortierung verkürzt die meisten Wege spürbar, weil die Ware, die Sie ständig brauchen, den kürzesten Weg zur Tür hat.

Wichtig ist, die Einteilung ab und zu zu überprüfen. Was heute ein Schnelldreher ist, kann in einem halben Jahr Ladenhüter sein und umgekehrt. Wer einmal im Quartal einen Blick auf die tatsächlichen Entnahmen wirft und die Zonen anpasst, hält das Lager dauerhaft schnell. Ein System, das nie nachjustiert wird, veraltet leise.

Ein Adresssystem: jeder Platz hat einen Namen

Ordnung entsteht nicht dadurch, dass Sie sich merken, wo etwas liegt. Sie entsteht, wenn jeder Lagerplatz einen festen Namen hat, unabhängig davon, was gerade darin liegt.

Ein einfaches Schema reicht: Regal, Ebene, Fach. Regal A, Ebene 2, Fach 3 wird zu A-2-3. Diese Adresse schreiben Sie an den Platz und hinterlegen sie beim Artikel in Ihrer Liste. Jetzt findet jeder jedes Teil, auch der neue Mitarbeiter am ersten Tag, und Nachbestellungen landen automatisch am richtigen Fach.

Der Charme dieses Systems liegt darin, dass der Platz und der Inhalt getrennt bleiben. Wenn Sie einen Artikel auslisten und einen neuen einlagern, ändert sich nur der Eintrag in der Liste, nicht die Beschriftung am Regal. Sie beschriften den Ort einmal und nie wieder, egal wie oft das Sortiment wechselt. Das spart auf Dauer mehr Zeit, als es am Anfang kostet.

Farblich sortierte Kleinteilekästen auf Regalböden im Lagercontainer

Beschriftung, die man in zwei Sekunden liest

Die beste Zoneneinteilung nützt nichts, wenn die Etiketten im Halbdunkel des Containers nicht lesbar sind. Beschriftung muss aus zwei Metern Entfernung funktionieren, nicht nur aus der Nähe.

Große, klare Schrift, heller Hintergrund, und wo es passt eine Farbe pro Zone. Etiketten gehören an die Vorderkante des Fachs, nicht auf die Ware, die ja ständig wechselt. Für Kleinteile leisten Sichtlagerkästen mit Steckschildern gute Dienste, weil das Schild bleibt, auch wenn der Kasten leer ist. Ordentliche Beleuchtung im Container macht den Unterschied zwischen Lesen und Raten, deshalb sollte Licht bei einem neuen Container von Anfang an eingeplant sein.

Verzichten Sie auf handschriftliche Zettel, die nach ein paar Wochen niemand mehr entziffert. Ein einfacher Etikettendrucker oder gedruckte Schilder in einheitlichem Format wirken nicht nur ordentlicher, sie werden auch von jedem gelesen. Diese Einheitlichkeit ist der Punkt, an dem Ordnung von einer Idee im Kopf zu einem System wird, das auch ohne Sie funktioniert.

FIFO für alles mit Datum

Sobald Sie Ware mit Haltbarkeit, Charge oder Alterung lagern, brauchen Sie eine Reihenfolge. FIFO heißt: first in, first out, das Älteste geht zuerst raus.

Praktisch räumen Sie Neuzugänge von hinten nach oder von einer Seite, und entnommen wird von vorn. So altert nichts unbemerkt im hintersten Fach, und Sie vermeiden, dass gebundenes Kapital abläuft oder unbrauchbar wird. Für Verbrauchsmaterial, Lebensmittel und alles mit Mindesthaltbarkeit ist das Pflicht, für neutrale Ware nur Kür.

Damit FIFO funktioniert, muss der Zugriff von zwei Seiten oder das Nachrücken leicht möglich sein. Planen Sie das beim Einräumen mit, sonst landet die neue Lieferung aus Bequemlichkeit doch wieder vorn, und die Reihenfolge steht auf dem Kopf. Ein Handgriff mehr beim Einlagern erspart Ihnen später abgelaufene Ware, die niemand mehr gebrauchen kann.

Die Inventarliste, die auch stimmt

Eine Liste ist nur so gut wie ihre Pflege. Eine Tabelle mit Artikel, Lageradresse und Bestand reicht für den Anfang völlig, egal ob auf Papier oder im Handy. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern die Disziplin, jede Entnahme festzuhalten.

Wer das konsequent tut, kennt seinen Bestand ohne nachzuzählen, bestellt rechtzeitig nach und hat im Schadensfall einen Nachweis, was im Container war. Diese Liste ist zugleich die Grundlage für eine Versicherung und für die Steuer, deshalb lohnt sich die Mühe doppelt. Und sie zeigt Ihnen schwarz auf weiß, ob der Container noch reicht oder ob ein zweiter fällig wird.

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